Vereine

Wenn Sie in einem Verein im Vorstand aktiv sind, werden Sie vielleicht Veränderungen im Vereinsregister anmelden müssen, evtl. einen Verein neu gründen oder einen Verein auflösen. Leider reichen viele Vereine Unterlagen, welche zur Anmeldung beim Vereinsregister benötigt werden, unvollständig oder fehlerhaft ein. Das führt zu Rückfragen, Verzögerungen und unnötigen Kosten.

Wir möchten Ihnen helfen, Ihre Unterlagen von Anfang an vollständig und korrekt vorzubereiten. Mit unvollständigen Angaben oder fehlerhaften Dokumenten bedarf es einer intensiven Kontrolle und Betreuung, die einen großen zeitlichen Verzug bedeuten kann. Prüfen Sie daher immer vorab Ihre Unterlagen, dass alles vollständig ist.

Bei der Gründung eines Vereins steht Ihnen auch die Website der Bundesnotarkammer zur Verfügung.

Für die Eintragung eines neuen Vereins werden mehrere Unterlagen benötigt. Besonders wichtig ist ein vollständiges Protokoll der Gründungsversammlung, die Satzung des Vereins, die Anwesenheitsliste der Gründungsmitglieder und das Einladungsschreiben zur Gründungsversammlung.

Sollten Sie eine Freistellungsbescheinigung des Finanzamtes anstreben, empfehlen wir Ihnen vor der Gründungsversammlung den Entwurf der Satzung dem Amtsgericht zur Prüfung vorzulegen als auch dem lokalen Finanzamt einzureichen mit der Bitte um Vorabprüfung. Sie haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Prüfung und sind auf den guten Willen der leider vollständig ausgelasteten Mitarbeitenden beim Vereinsregister (beim Amtsgericht Köln) sowie beim Finanzamt angewiesen.

Die Website der Bundesnotarkammer gibt eine sehr gute Unterstützung, u.a mit dem Baukasten für eine Vereinssatzung: https://verein-gruenden.notar.de/baukasten-vereinssatzung

1. Protokoll der Gründungsversammlung

• vollständiger Name des Vereins
• Ort und Datum der Versammlung
• Bezeichnung des Versammlungsleiters und Protokollführers
• Was muss beschlossen worden sein?
  • Satzung wurde beschlossen
  • Verein soll in das Vereinsregister eingetragen werden
• Vorstandswahlen mit:
  • vollständigen Personalien (alle Vornamen, Geburtsname, Geburtsdatum, Anschrift)
  • exakten Wahlergebnissen
  • Annahme der Wahl
• Unterschriften gemäß Satzung

2. Satzung des Vereins

• mit vollständigem Namen und Sitz des Vereins
• mit Regelung der Vertretung (§ 26 BGB)
• von mindestens 7 Gründungsmitgliedern unterschrieben
• mit Datum versehen

3. Anwesenheitsliste

• Name des Vereins
• Datum der Versammlung
• handschriftliche Unterschriften

Wenn sich im Vorstand die Personalien ändern und es handelt sich um solche Vorstandsposten, die im Vereinsregister gemäß Satzung eingetragen sein müssen, müssen diese Änderungen beim Vereinsregister angemeldet werden. Die Änderung des Vorstands muss durch ein korrektes Protokoll nachgewiesen werden.

Erforderliche Angaben im Protokoll

• vollständiger Name des Vereins
• Vereinsregister-Nummer
• Ort und Datum der Versammlung
• Bezeichnung des Versammlungsleiters und Protokollführers
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung laut Satzung
• Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
• Anzahl der stimmberechtigten Mitglieder (keine Anwesenheitsliste)
• genaue Bezeichnung der Vorstandsämter

Bei neu gewählten Vorständen zusätzlich:

• vollständige Personalien
• exakte Wahlergebnisse
• Annahme der Wahl

Bei ausscheidenden Vorständen zusätzlich:

• vollständiger Name
• Hinweis, dass keine Vertretungsberechtigung mehr besteht

Abschluss des Protokolls:

• Beendigung der Versammlung
• Unterschriften gemäß Satzung

Die Satzung ist die Grundlage für alle Handlungen des Vereins, es beinhaltet Regeln und Pflichten, wer welche Verantwortung macht und welchen Zweck der Verein verfolgt. Wenn sich im Laufe der Zeit Änderungen ergeben, die eine Änderung der Satzung mit sich zieht, muss die Satzung zunächst vom Verein richtig angenommen werden und sodann beim Vereinsregister hinterlegt werden bzw. zur Änderung angemeldet werden.

Erforderliche Unterlagen beim Notar sind:

1. Einladungsschreiben

Die Einladung muss enthalten:

• Datum
• konkrete Darstellung der Änderungen
  • entweder als „ALT / NEU“-Gegenüberstellung (farbliche Markierungen sind unzulässig)
  • oder vollständiger Satzungsentwurf
• Die Änderungen müssen dem Einladungsschreiben im Text oder als Anlage beigefügt sein

2. Protokoll

• vollständiger Vereinsname und Register-Nummer
• Ort und Datum der Versammlung
• Bezeichnung des Versammlungsleiters und Protokollführers
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung laut Satzung
• Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
• Beschluss der Änderungen (im genauen Wortlaut); wenn in der Versammlung Änderungen beschlossen werden, die im Einladungsschreiben oder in der Anlage des Einladungsschreibens nicht vermerkt waren, muss der genaue Wortlaut im Protokoll aufgeführt werden.
• Versammlungsleiter muss die Versammlung beenden
• Unterschriften

3. Neue Satzung

• mit Datum der Beschlussfassung
• unterschrieben vom Vorstand

4. Anwesenheitsliste

• mit Unterschriften der Anwesenden
• mit Datum der Versammlung

Wenn die Zeit gekommen ist, dass der Verein aufgelöst und „gelöscht“ werden soll, wird Ihnen die nachstehende Orientierungshilfe zur Verfügung stehen. Die Auflösung eines Vereins erfolgt grundsätzlich durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung unter dem Regelwerk der Satzung. Beachten Sie, dass nach Beschluss grundsätzlich keine Gelder mehr verteilt werden sondern der Liquidator die Abwicklung übernimmt.

Im Notariat werden für die Anmeldung der Liquidation die folgenden Unterlagen benötigt:

1. Abschrift der aktuellen Satzung

2. Abschrift der Einladung(mit Tagesordnungspunkt „Auflösung“)

3. Protokoll der Versammlung mit:

• • Vollständiger Name des Vereins und der Vereinsregisternummer
  • Ort und Datum der Versammlung
  • Bezeichnung des Versammlungsleiters und Protokollführers
  • Anzahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder
  • Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung laut Satzung
  • Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
  • Beschlussfassung über die Auflösung des Vereins
  • Wahl der Liquidatoren, sofern in der Satzung nicht feststeht wer Liquidator sein soll
  • Unterschriften des Protokollführers und der Liquidatoren

4.Anwesenheitsliste (mit vollständigem Namen des Vereins, Vereinsregisternummer und Unterschriften)

Sobald die Liquidation (der Prozess der Auflösung des Vereins) im Vereinsregister eingetragen ist und es für jeden transparent ist, dass sich der Verein in der Auflösung befindet, muss die Auflösung beim Bundesanzeiger angezeigt werden. Die Auflösung wird dann dort veröffentlicht und startet damit das 1-jährige warten muss bis der Verein nach Ablauf des Sperrjahres erneut über den Notar zur finalen Löschung beantragt werden kann.

Weitere Informationen zum Bundesanzeiger finden Sie hier: https://www.bundesanzeiger.de/pub/de/start?0