Vereine
Vereine
Die Gründung und Auflösung von Vereinen sowie Vorstands- und Satzungsänderungen bei Vereinen bedürfen der Anmeldung zum Vereinsregister. Unvollständige Unterlagen führen dabei regelmäßig zu Rückfragen vom Notar und Amtsgericht und somit zu Verzögerungen.
Wir möchten Ihnen helfen, Ihre Unterlagen von Anfang an vollständig und korrekt vorzubereiten.
Bei der Gründung des Vereins steht Ihnen auch folgende Website der Bundesnotarkammer zur Verfügung.
Neueintragung eines Vereins
Für die Eintragung eines neuen Vereins in das Vereinsregister werden mehrere Unterlagen benötigt. Besonders wichtig ist ein vollständiges Protokoll der Gründungsversammlung, die Satzung des Vereins, die Anwesenheitsliste der Gründungsmitglieder und das Einladungsschreiben zur Gründungsversammlung.
Sollten Sie eine Freistellungsbescheinigung des Finanzamtes anstreben, empfehlen wir Ihnen, vor der Gründungsversammlung den Entwurf der Satzung dem zuständigen Vereinsregister (i. d. R. beim Amtsgericht Köln) zur Prüfung vorzulegen als auch dem örtlich zuständigen Finanzamt einzureichen mit der Bitte um Vorabprüfung. Sie haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Prüfung und sind auf den guten Willen der leider vollständig ausgelasteten Mitarbeitenden beim Vereinsregister (Amtsgericht Köln) sowie beim Finanzamt angewiesen.
Die Website der Bundesnotarkammer gibt eine sehr gute Unterstützung, u.a mit dem Baukasten für eine Vereinssatzung: https://verein-gruenden.notar.de/baukasten-vereinssatzung
Für die Neueintragung eines Vereins sind folgende Unterlagen erforderlich:
1. Protokoll der Gründungsversammlung
- vollständiger Name des Vereins
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
- Bezeichnung des Versammlungsleiters und Protokollführers
- Beschluss darüber, dass die Satzung angenommen wurde
- Beschluss darüber, dass der Verein in das Vereinsregister eingetragen werden soll
- Vorstandswahlen mit:
- vollständigen Personalien (alle Vornamen, Geburtsname, Geburtsdatum, Anschrift)
- exakten Wahlergebnissen (Anzahl der "Ja"-Stimmen, der "Nein"-Stimmen und der "Enthalten"-Stimmen, "einstimmig" geht nicht")
- Erklärung der Annahme der Wahl durch die gewählten Vorstandsmitglieder
- Unterschriften unter dem Protokoll gemäß der Satzung
2. Satzung des Vereins
- mit vollständigem Namen und Sitz des Vereins
- Bezeichnung der Vorstandsämter sowie die Vertretungsberechtigung gemäß § 26 BGB
- Datum sowei Unterschrift von mindestens 7 Gründungsmitgliedern
3. Anwesenheitsliste
- vollständiger Name (wie in der Satzung beschrieben) des Vereins
- Datum der Versammlung
- handschriftliche Unterschriften der Anwesenden
Vorstandsänderung
Für Vorstandsänderungen bei einem Verein sind folgende Unterlagen erforderlich:
Protokoll der Mitgliederversammlung
- vollständiger Name des Vereins und Vereinsregister-Nummer
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
- Bezeichnung des Versammlungsleiters und Protokollführers
- Feststellung der form- und fristgerechten Einladung gemäß Satzung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
- Anzahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder (keine Anwesenheitsliste)
- genaue Bezeichnung der neu gewählten Vorstandsmitglieder mit ihren Ämtern gemäß der Satzung
- Beendigung der Versammlung durch den Versammlungsleiter
- Unterschriften unter dem Protokoll gemäß der Satzung
Bei neu gewählten Vorständen zusätzlich
- vollständigen Personalien der neu gewählten Vorstände (alle Vornamen, Geburtsname, Geburtsdatum, Anschrift)
- exakte Wahlergebnisse (Anzahl der "Ja"-Stimmen, der "Nein"-Stimmen und der "Enthalten"-Stimmen, "einstimmig" geht nicht")
- Erklärung der Annahme der Wahl durch die gewählten Vorstandsmitglieder
Bei ausscheidenden Vorständen zusätzlich
- vollständige Personalien der ausscheidenden Vorstände (alle Vornamen, Geburtsname, Geburtsdatum, Anschrift)
- Hinweis, dass keine Vertretungsberechtigung mehr besteht
Satzungsänderung
Für Satzungsänderungen bei einem Verein sind folgende Unterlagen erforderlich:
1. Einladungsschreiben
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
- konkrete Darstellung der Satzungsänderungen in den Tagesordnungspunkten des Einladungsschreibens
- entweder als „ALT / NEU“-Gegenüberstellung (farbliche Markierungen sind unzulässig) oder
- als Anlage einen vollständigen Entwurf der neuen Satzung wenn zu viele Änderungen in der alten Satzung sein sollten
2. Protokoll der Mitgliederversammlung
- vollständiger Name des Vereins und Vereinsregister-Nummer
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
- Bezeichnung des Versammlungsleiters und Protokollführers
- Feststellung der form- und fristgerechten Einladung gemäß Satzung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
- Beschlussfassung der zu ändernden Satzung (im genauen Wortlaut); sollten in der Versammlung weitere Änderungen beschlossen werden, die im Einladungsschreiben oder in der Anlage des Einladungsschreibens nicht vermerkt waren, muss der genaue Wortlaut dieser Beschlussfassung/dieser Änderung im Protokoll aufgeführt werden
- Versammlungsleiter muss die Versammlung beenden
- Unterschriften unter dem Protokoll gemäß der Satzung
3. Neue Satzung
- mit Datum der Beschlussfassung
- Unterschriften des derzeitigen Vorstands
4. Anwesenheitsliste
- vollständiger Name des Vereins
- Datum der Versammlung
- handschriftliche Unterschriften der Anwesenden
Auflösung des Vereins
Für die Auflösung eines Vereins (Liquidation) sind folgende Unterlagen erforderlich:
1. Abschrift der aktuellen Satzung
2. Abschrift der Einladung
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
- Tagesordnungspunkt "Auflösung"
3. Protokoll der Mitgliederversammlung
- Vollständiger Name des Vereins und Vereinsregister-Nummer
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
- Bezeichnung des Versammlungsleiters und des Protokollführers
- Anzahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder (keine Anwesenheitsliste)
- Feststellung der form- und fristgerechten Einladung gemäß Satzung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
- Beschlussfassung über die Auflösung des Vereins
- Wahl der Liquidatoren, falls dies nicht schon laut Satzung geregelt ist (wird nichts in der Mitgliederversammlung bzgl. der Liquidatoren beschlossen und steht hierzu auch nichts in der aktuellen Satzung, sind die aktuellen Vorstandsmitglieder gesetzliche Liquidatoren)
- Unterschriften unter dem Protokoll durch den/die Liquidatoren
4. Anwesenheitsliste
- vollständiger Name des Vereins
- Datum der Versammlung
- handschriftliche Unterschriften der Anwesenden
Nachdem die Auflösung beim Notar zur Eintragung im Vereinsregister angemeldet wurde, ist wie folgt weiteres seitens der Liquidatoren zu beachten:
Für die Liquidationsbekanntmachung (sog. Gläubigeraufruf) eines eingetragenen Vereins sind folgende gesetzliche Regelungen maßgeblich:
Die Liquidatoren haben nach § 50 Abs. 1 BGB die Auflösung des Vereins öffentlich bekannt zu machen. In der Bekanntmachung sind die Gläubiger des Vereins aufzufordern, ihre Ansprüche gegen den Verein anzumelden. Diese Bekanntmachung muss in dem vom Verein für seine Veröffentlichungen bestimmten Bekanntmachungsblatt publiziert werden. Hat der Verein in seiner Satzung kein Bekanntmachungsblatt bestimmt, oder ist dieses eingestellt worden, so sind die Bekanntmachungen nach § 50a BGB in dem Bekanntmachungsblatt des Amtsgerichts, in dessen Bezirk der Verein seinen Sitz hat, zu publizieren. Eine Veröffentlichung in einem anderen Blatt ist wirkungslos. Für Vereine, die im Vereinsregister des Amtsgerichtsbezirks Köln geführt sind, ist dies wie folgt:
Regierungsamtsblatt
Bezirksregierung Köln
Verwaltung des Amtsblattes
Postfach 101548
50606 Köln
Ein Exemplar über die Veröffentlichung erhält der Liquidator. Dieses ist zwingend aufzubewahren und dem Notar nach Ablauf des Sperrjahres für die Beantragung des Erlöschens des Vereins im Vereinsregister vorzulegen.
Vereinsvermögen kann erst nach Ablauf des Sperrjahrs, welches mit der Veröffentlichung im Bundesanzeiger beginnt, an „Berechtigte“ herausgegeben werden. In der Regel enthält die Satzung Angaben, wer nach Auflösung des Vereins noch vorhandenes Vereinsvermögen erhalten soll; dies sind z.B. andere Vereine. Sofern hierzu nichts in der Satzung vereinbart ist, können die Mitglieder in der Auflösungsversammlung den/die Berechtigten bestimmen.